Seguridad y confianza en la comunicación digital de una agencia inmobiliaria

Tu negocio inmobiliario y el problema de los correos genéricos

Para nadie es un secreto las diferentes campañas internacionales sobre estafas inmobiliarias a las cuales nos hemos visto enfrentados, y aunque son casos lamentables, es nuestra responsabilidad aprender de ellos y asumir los nuevos retos inmobiliarios en canales digitales: generar confianza y reputación online.

Neudis L. Mallen

14 de abril de 2024

En este material busco orientarte de algunas prácticas a seguir para mejorar la confianza de cara a los clientes en la comunicación a través de correo electrónico, además de cuidarte de los casos más comunes que existen en internet. Podrás darte cuenta tu situación actual y como mejorar los aspectos de comunicación.

Cómo leer este material

  1. Primera parte: Retos y problemáticas
  2. Segunda parte: Posibles soluciones

Contexto

En el día a día de una agencia/agente de bienes raíces, una de las tareas más habitual es enviar por correo electrónico presentaciones, perfiles de desarrollador, cédulas de identidad, materiales de disponibilidad, presupuestos, informaciones bancarias, entre otros datos de carácter confidencial.

Del otro lado de la pantalla existe un receptor, que de una forma u otra no tiene un mecanismo que le diga con certeza que su emisor es quien realmente dice ser, cuando usamos correos genéricos tipo ej. luxurypropertyhomes@gmail.com, ya sea de empresas como Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, entre otros.

Este tipo de información es recomendable manejarse por correo electrónico por carácter de constancia, teniendo validez para conflictos legales que puedan existir.

En este contexto es donde entran los componentes: generar confianza y seguridad de los datos.

Retos y problemáticas: A qué nos enfrentamos

Ahora, te cuento algunas de las oportunidades a las que nos enfrentamos, algunas técnicas y otras comerciales.

Reto: Credibilidad de la agencia o agente

Cuándo contactamos con un nuevo prospecto, principalmente, cuando son extranjeros; estos conocen muy poco sobre nosotros, y la primera impresión juega un papel estrictamente importante. Mientras más formalidad y organización mostremos a nuestro cliente potencial, más cómodo se sentirá en elegirnos como opción, sobre todo en un sector donde es difícil diferenciarse como marca.

Nuestros prospectos SIEMPRE tienen que tener la facilidad de verificar que somos una empresa/marca real a través de los correos electrónicos que enviamos.

El reto es darle a entender al prospecto que somos una marca seria, que vamos en serio y se puede confiar en nosotros.

Reto: Evita caer en listas de Spammer

Las plataformas de correos anteriormente mencionadas tienen políticas estrictas para los usos adecuados de los correos electrónicos, y algunas prácticas pueden meterte en listas de spam fácilmente.

Te cito algunos casos de usos comunes:

  1. Enviar múltiples correos electrónicos (estilo email masivo) con documentos adjuntos, que curiosamente en el tiempo he visto que es una tarea muy común en este sector, y no usan herramientas especializadas para estos fines.
  2. Firmas de correo extrañas, ya sea por su estructura html o por enlaces que no generan confianza
  3. Correos electrónicos creados con muy poco tiempo y realizando envíos con demasiada frecuencia, puede considerarse spam, aunque no lo creas.
  4. Solicitar informaciones confidenciales (como cuentas bancarias), esta parte es sensible y debemos tener cuidado en la forma de hacerlo, ya que, a veces, suele ser necesario para nuestras operaciones.
  5. Usar imágenes como firmas de correos, principalmente cuando estas pesan mucho. Aparte de posibilidad de llegar a spam, debemos considerar que nuestro receptor no siempre tendrá buen internet para descargar archivos, no lo olvides.

Esta lista, es cierto que no son estrictas, es decir, si lo haces no es que vas directo a spam, pero son de las principales razones por la cual podrías caer, evitarlas es la mejor opción.

Reto: Seguridad de la información enviada

Algo que he notado es que, pocas empresas se preguntan, ¿Qué pasa si a mi receptor lo hackean? ¿Y si deja el correo abierto en algún lugar?

Es nuestro deber garantizar la seguridad de las informaciones que enviamos, sobre todo, si son sensibles o podrían ser usadas en nuestra contra. Citemos un ejemplo hipotético, pero altamente común:

  1. Por alguna razón a mi receptor le hackearon su correo electrónico donde le envíe informaciones de mi empresa, estatutos, registros mercantiles, etc. (cosas de negocios que compartimos con clientes).
  2. Las informaciones llegaron a las manos incorrectas
  3. Las informaciones las usaron para suplantar nuestra identidad como marca

Más abajo te daré una estrategia muy efectiva para esto, que la tienes más cerca de lo que crees.

Problemática: Suplantación de marcas

Una de las tácticas más persistentes usadas por los ciberdelincuentes es la suplantación de marcas, en la que pretenden ser empresas de distribución y comercio electrónico para solicitar información confidencial a través de técnicas de phishing.

El phishing continúa siendo la técnica de ataque por correo electrónico más común, con un incremento del casi 4% en su uso durante 2023, pasando del 39,6% al 43,3% del total de ataques por correo electrónico.

Informes anuales de: Kaspersky, Cloudflare y Bit Life Media

Este es posiblemente el mayor problema de todos, ahora llevemos al contexto de bienes raíces.

En el punto anterior te mencioné lo que podría pasar si un fulano se encuentra con ciertas informaciones sensibles y como podría afectarnos, pero, ¿qué pasa con nuestras informaciones que son públicas? Ósea, ahora mismo cualquier persona podría crearse un correo genérico muy, pero muy parecido al tuyo y contactar a alguien con tu nombre. Bienvenido a uno de los mayores retos de internet jamás existidos.

Como agencia/agente de bienes raíces debemos darle la facilidad a nuestros clientes, amistades y proveedores la forma de poder validar que somos realmente nosotros quienes le remitimos el correo (disculpa redundar en esto, pero es necesario), y con los correos genéricos esto no es muy posible que digamos.

Posibles soluciones

Correos electrónicos profesionales

Los correos electrónicos profesionales (también conocidos como empresariales o corporativos) tienen una particularidad especial respecto a los genéricos, y es que son creados con tu propio dominio.

Un dominio es tu dirección única en internet, es como tu cédula.

El hecho de que sea creado con tu propio dominio, le enseña a los clientes donde saber más de ti, ej. soporte@antonhost.com cuando un prospecto se encuentra con este correo, sobreentiende que el nombre de la empresa en internet es antonhost.com, y tiene la facilidad de escribir esa url en el navegador, donde finalmente se dará cuenta de que existe una página web con información de una empresa, que es exactamente de la que espera recibir las informaciones.

Nadie más tiene tu dominio, tu cliente siempre puede saber que eres tú, a diferencia de los correos genéricos. Y, A PESAR, de que alguien podría registrar un dominio parecido al tuyo, cuando el cliente abra ese dominio podrá darse cuenta de que no eres tú.

Si usas AlterEstate CRM, debes asegurarte de que puedas usar el dominio de tu página web en tus correos para mantener la congruencia.

Actualmente, existen distintas empresas (Google, Microsoft, etc) que brindan servicios de correos electrónicos con tu propio dominio, también puedes explorar nuestros planes.

Firmas de correos personalizadas

Las firmas personalizadas pueden ser una herramienta excelente para ayudarte generar confianza, te permiten colocar informaciones adicionales de tu organización en un correo, entre las informaciones que puedes agregar en una firma están:

  • Logo de la empresa
  • Número de télefono
  • Dirección física de la empresa
  • Link de la página web
  • Links de redes sociales
  • Foto del remitente (esto genera mucha confianza)
  • Referencia a reviews de la marca

Puedes crear una firma de correo gratuita usando herramientas como Hubspot Signature

La página web ayuda, no es solo tener el inventario de propiedades

Como inmobiliaria/agente de bienes raíces, una página web va más allá del inventario de propiedades, debe ser una carta de presentación de quienes somos y las razones por la que somos una entidad confiable.

Usa tu página web para:

  • Mostrar opiniones de clientes
  • Mostrar casos de éxito
  • Mostrar con las desarrolladoras que trabajas

Apóyate en herramientas seguras

Si envías informaciones sensibles por correo electrónico, una forma de cuidarte es usando herramientas como Dropbox, que te permiten enviar las informaciones en un enlace, pero más importante que esto, te permite ponerle una contraseña a ese enlace. Puedes asignar una contraseña que compartas por teléfono con esa persona y garantizas una mayor seguridad de esos datos.

Este método funciona bastante bien, principalmente porque evitas tener correos con informaciones duplicadas, si actualizas algo lo cambias en el Dropbox, le notificas al cliente que fue actualizado y listo. No necesitas enviar otro correo.

Para enviar fotos y videos de propiedades, esta es la mejor opción. Este tipo de recursos suelen pesar muchos megas y no sabemos la velocidad de conexión de nuestro cliente, debemos facilitarle la vida. También te ayuda a ti, que si actualizas las fotos, todos tus clientes tendrán siempre la última versión.

Conclusión

Cómo podrás darte cuenta, contar con correos electrónicos profesionales ha pasado de ser solo un servicio más a convertirse en una de las herramientas más importantes de las organizaciones de cara a generar confianza y credibilidad con los clientes.

Todas estas prácticas aplican tanto como nosotros ser los remitentes como ser los receptores, debemos cuidarnos y evitar ser víctima de estafas. Si te llega un correo «Facturación sobre XXXX» de una persona que conoces, y sabes que esa persona no tiene por qué enviártela, NO ABRAS EL ADJUNTO.

Estas medidas no te garantizan una seguridad absoluta, pero en gran parte te cuidaran de grandes preocupaciones.

¿Qué tal si lo analizamos juntos? Déjame tus comentarios.

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